06.03.2023 | Служба новостей Росфирм
У любой компании, независимо от ее сферы деятельности, размера, количества сотрудников и других факторов, должен быть архив. В процессе работы появляется большое количество документов, многие из них нужно хранить по закону или из соображений практической значимости. А значит, нужно во-первых правильно организовать их, а во-вторых — правильно хранить.
В этой статье мы поговорим о том, где вы можете разместить архив так, чтобы он был в полной безопасности.
Внеофисное хранение
Самый простой и эффективный способ — передать бумаги на внеофисное хранение. Этот метод избавляет вас от необходимости обрабатывать документы, обустраивать под них помещение и нести ответственность за их хранение.
Внеофисное хранение обычно организовано таким образом, что бумаги размещаются в специально построенном или полностью переоборудованном под архив помещении. Это современные пространства, которые оснащены следующими возможностями:
- пожарная и охранная сигнализация;
- автоматические системы пожаротушения, подходящие для бумаги;
- система климат-контроля, которая отвечает за поддержание оптимальной температуры и влажности в помещении, а также за адекватный световой режим;
- идеальная чистота, которая поддерживается регулярно;
- металлическая мебель, специально спроектированная для хранения документов — ее делают из металла для того, чтобы защитить содержимое от насекомых, плесени и других биологических факторов;
- специальные приспособления для хранения — папки и короба;
- система шифрования, защищающая данные от утечки.
Важный плюс передачи бумаг на внеофисное хранение заключается в том, что услуги архивной обработки, доставку и другие работы также берет на себя заказчик. А если вам потребуется какое-либо взаимодействие с документами, вы можете либо подъехать в архив самостоятельно, либо заказать доставку оригиналов или копий к вам.
Архив в вашем офисе
Многие руководители решают обустроить хранилище в своем офисе. Для этого лучше выделить отдельное помещение, которое закрывается на ключ. Им должен владеть ответственный за архив, а второй экземпляр ключа обычно находится у начальника.
Помещение должно быть темным (желательно без окон), прохладным, без перепадов температуры, с умеренной влажностью, без каких-либо открытых коммуникаций внутри. Оно должно быть чистым, иметь хорошую вентиляцию. Оборудовать его следует металлическими стеллажами, а сами бумаги размещать в папках (также можно дополнительно складывать их в коробки, чтобы защитить от света и пыли).
Важно помнить, что перед тем, как документы попадут в архив, нужно провести их архивную обработку. Это может делать кто-то из ваших сотрудников (в строгом соответствии с законом) или нанятый специалист.